Você sabe o que é formalização de documentos? Sabe como realizar esse processo em sua empresa? Muito importante nos dias de hoje, assegurar a veracidade de documentos pode ser uma tarefa difícil se não forem tomadas as devidas providências.

Seja qual for o porte ou atividade que sua empresa exerce, é certo que ela lida diariamente com muitas informações e documentos, e uma das fases para conquistar um negócio seguro é por meio da sua verificação e autenticação.

A seguir, você entenderá melhor o procedimento de formalizar documentação, conhecerá suas vantagens e terá acesso a um passo a passo para não cometer erros. Quer aprender? Continue com a leitura!

O que é formalização de documentos e quais os seus objetivos?

Conforme mencionamos, todo empreendimento trabalha com uma série de documentos relevantes. Seja na assinatura de contratos com fornecedores, financiamentos ou na venda ao cliente, há muitos dados a serem conferidos.

Nesse sentido, a formalização de documentos nunca é o propósito da empresa, mas sim um cuidado necessário para os bons resultados de suas estratégias. Trata-se da ação de atestar que a documentação apresentada é verídica e juridicamente válida, protegendo o negócio de fraudes e de prejuízos financeiros e operacionais.

Portanto, pode-se afirmar que o objetivo dessa etapa é assegurar a validade jurídica de documentos para que sua empresa possa fechar novos contratos com segurança e eficiência.

Quais os documentos podem ser formalizados?

É preciso deixar claro que há uma infinidade de documentos que podem passar pelo processo de formalização e, naturalmente, isso depende das necessidades de sua empresa. Como regra geral, qualquer documentação que tenha prazo de vencimento está apta a ser formalizada.

A critério de exemplo, podemos citar os seguintes:

  • Certidão de Nascimento;
  • Certidão de Casamento;
  • Certidão de Óbito;
  • Certidão de Ações Cíveis e Trabalhistas em 1ª e 2ª instância;
  • Certidão de Executivos Fiscais, Municipais e Estaduais;
  • Certidão de Falência e Concordata;
  • Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
  • Certidão de Antecedentes Criminais;
  • Certidão de Protestos;
  • Certidão de Escritura;
  • Certidão de Matrícula de Imóvel Atualizada;
  • Certidão de Dados Cadastrais do Imóvel Urbano;
  • Certidão de Inteiro Teor da Junta Comercial;
  • Certidão da Justiça Eleitoral (Quitação Eleitoral);
  • Certidão Militar (Estadual e Federal).

Quais os benefícios de formalizar uma documentação?

Tomar decisões acertadas é o objetivo de todo e qualquer negócio. A atividade empresarial é permeada de riscos e isso demanda estratégias inteligentes para que erros e fraudes não comprometam o andamento das atividades. Por isso, um dos maiores benefícios da formalização de documentos, sem dúvidas, é a redução desse tipo de risco, proporcionando uma atuação mais segura e estável.

Imagine que sua empresa necessite hipotecar um imóvel de um cliente. Nesse caso, a verificação da matrícula do imóvel atualizada é fundamental e pode indicar, por exemplo, que já existem outras pendências e débitos que inviabilizam essa ação.

Além disso, podemos ainda mencionar alguns benefícios interessantes, como:

  • maior eficiência e velocidade da operação;
  • aumento da segurança das transações empresariais;
  • maior controle dos processos;
  • redução de custos diretos e indiretos.

Qual o passo a passo para a formalização de documentos?

Depois de todas as informações apresentadas, podemos, enfim, apresentar o passo a passo para a formalização de documentos. É importante destacar que todo esse processo é muito importante para as empresas contemporâneas e costuma levar de 30 a 40 dias para ser concluído.

Apesar de parecer um procedimento complexo e demorado, há algumas boas práticas que simplificam e mantêm a segurança e veracidade da documentação. Continue com a leitura e veja como realizar o processo em sua empresa:

Recebimento do contrato

Assim que um novo contrato é recebido na empresa, o primeiro passo é enviá-lo para a equipe de formalização no departamento jurídico. Ela será a responsável por analisar e assegurar que esse contrato é qualificado.

Realização de checklist

Após receber o contrato, a equipe de formalização aplica um checklist para levantar toda a documentação relevante. Nessa fase, a ideia é ter uma lista de documentos atualizados e verídicos que possam embasar a tomada de decisões.

Providenciar os documentos

Seguindo os passos, é hora de reunir toda a documentação necessária. Para isso, a equipe responsável entra em contato com cartórios, tabeliães e diversos órgãos públicos e, em alguns casos, contrata despachantes e advogados correspondentes.

Análise e autenticação dos documentos

Após receber a documentação solicitada, basta analisar com cautela todos os documentos, verificando se foram emitidos de acordo com os trâmites legais e se estão aptos a produzirem efeito.

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